Nei precedenti post della categoria DIRECT MAIL & FUNDRAISING ho scritto su molte tematiche fondamentali, dal mio punto di vista, per realizzare campagne di raccolta fondi di successo. Ho trattato anche l’argomento del data base, ma, data la sua assoluta importanza, merita di sicuro un approfondimento maggiore.

Prendo spunto così dalla domanda di Tiziana sul data base management di qualche giorno fa e dal fatto che proprio oggi ho lavorato sul data base di Coopi per l’analisi dei dati generali di raccolta fondi e di quelli del 2007 per scrivere questo post. Inoltre riprendo anche un documento che ho elaborato negli scorsi anni per le mie attività di consulenza, che individua le principali caratteristiche di un buon db.
Ecco quindi i campi e i dati principali che devono esserci:

1. dati anagrafici del donatore/prospect
2. “qualifica” del donatore (amico, sostenitore, benefattore, giovane, classe, ecc.) o qualifica del prospect
3. autorizzazione all’utilizzo dei dati personali (privacy)
4. modalità di primo contatto con l’associazione: IP, direct mail, altro
5. check list per la ricezione del materiale dell’associazione (inviare sì/no)
6. possibilità di registrazione di ogni singola donazione (con il codice campagna relativo) e visualizzazione dello storico delle donazioni per ogni donatore
7. tipologia di donazione (versamento con ccp, tramite c/c bancario, ecc.)
8. importo della donazione
9. data della donazione
10. note libere

Il Report di ogni campagna deve contenere le seguenti informazioni:

1. codice campagna (generato dagli elementi distintivi della campagna – acquisizione, gestione, lista prospect, …)
2. descrizione della campagna (obiettivo, contenuto del mailing pack ad esempio)
3. data spedizione del messaggio
4. giorno dell’ultima rilevazione
5. giorni pull della campagna (dalla data di spedizione al giorno della rilevazione)
6. quantità spedita
7. n° totale adesioni, distinti per categorie;
8. profilo del sostenitore rispondente alla campagna;
9. valore totale(€) donazioni derivanti dalla campagna;
10. valore medio adesioni (€) (=valore adesioni/numero adesioni);
11. media mail (€) (=valore adesioni/quantità spedita)
12. redemption (%) (=(numero adesioni x 100)/quantità spedita)
13. ROI (per tutti gli indici clicca qui)
14. costo campagna

Dalle analisi generali, ad esempio quelle annuali, i dati principali (ma sono solo alcuni) che dovranno derivare sono:

1. dati generali donatori attivi/dormienti/passivi/prospect (analisi RFM – recency, frequency, monetary)
2. redemption % dei rinnovi annui (rispetto al totale campagna rinnovi spedita)
3. redemption % dei passivi annui (rispetto al totale campagna risvegli spedita ad esempio)
4. redemption % di acquisizione potenziali donatori (da quali campagne?)
5. redemption % comparativa di ogni singola campagna
6. area geografica di appartenenza delle anagrafiche presenti in db
7. tutto quello che ti sembra utile

Inoltre un moderno db dovrebbe darti la possibilità di inviare e-mail direttamente, di generare e personalizzare la lettera di ringraziamento o di caricare direttamente i dati delle donazioni da file elettronici (ad esempio quello che scarichi dal conto banco posta).

In merito ai fornitori di data base orientati al fundraising, personalmente ne conosco 3:

• my donor, asset e qr mate. Fai un giro sui loro siti per farti una prima idea dell’offerta. Ma considera che all’inizio excel, se impostato e sfruttato in tutte le sue potenizalità (filtri, tabelle pivot, formattazioni, ecc.), può essere davvero efficace e…molto economico!

Le caratteristiche fondamentali per la scelta del fornitore, oltre alle capacità tecniche, devono essere la capacità di assistenza continuativa e quella di sviluppo costante del db, insieme al livello di personalizzazione applicabile. E, ovviamente, la formazione iniziale e a richiesta.
Ma il vero elemento essenziale…è la capacità di utilizzo da parte dello staff di fundraising!

E allora coraggio! Inizia con il data entry e le query!

Ps: la rivista Grassroots Fundraising (USA) ha elaborato un documento comparativo molto interessante in merito al miglior software di raccolta fondi, vai qui per scaricarlo  http://www.grassrootsfundraising.org/howto/software.html