EVENTI DI FUNDRAISING #1 le mosse fondamentali

 

Gli eventi sono una grande opportunità di raccolta fondi. In teoria. In pratica la prima questione da definire è “che un evento sia di raccolta fondi”, quindi porre l’accento su questo aspetto e non su quello della comunicazione e sensibilizzazione. Significa semplicemente che l’evento deve essere pensato sin dall’inizio in un’ottica di “cost effectivness” (rapporto costi/ricavi assolutamente vantaggioso). Deve essere, almeno sulla carta, un evento sostenibile, etico, nel senso del rispetto del donatore che ovviamente non vuole pagare le spese promozionali e organizzative, ma finanziare un progetto istituzionale.  

Ma quali sono i possibili eventi di raccolti fondi? I principali sono:

• eventi di piazza. Per i quali devi considerare in particolar modo: 
  • il “prodotto” da proporre  
    • deperibile (tipo arance, piante, …) o no (cd, libri, ecc.)
• eventi “spot” di un giorno o itineranti. Come: 
  • aste
  • lotterie e simililari
  • cene di raccolta fondi
  • eventi sportivi
  • …
• eventi tv/radio
  • radio Deejay nel lontano 1998 ha raccolto 500 milioni di vecchie lire in una settimana per la lotta all’aids. Non sottovalutare il potere della radio!
• eventi on line
  • le aste on line di e-bay sono una garanzia, ma parti sempre da 1 euro!

Bene, deciso il tipo di evento, devi impostare un piano di fattibilità dettagliato che evidenzi sempre:

1. obiettivi  
   1. di raccolta fondi
      • ad esempio: n piazze x n giorni x n prodotti “venduti” di media in ogni piazza x il valore medio stimato di donazione per ogni prodotto (se vuoi puoi calcolare il ROI sottraendo i costi/i costi complessivi. Un ROI sotto il 120% è un dato negativo per un evento di raccolta fondi, l’ideale si attesta al 230%).   
   2. altri obiettivi (come il numero di nominativi da raccogliere, l’esposizione sui media, ecc.)
2. target
   1. pubblico generico, donatori, grandi donatori, giovani, ecc.   
3. questioni logistiche
   1. permessi comunali, siae, assicurazioni, montaggio banchetto/stand, trasposti, rimborsi spese, ecc.  
4. aspetti temporali dell’evento:  uno o più giorni, settimane, mesi.  
5. aspetti fiscali (normative, ricevute, ecc. Affidatevi a un fiscalista, la materia è ostica. Io di solito vado da Studio Uno) 
6. vincoli strutturali e organizzativi (se non ho volontari non posso fare un evento di piazza e dovrò reclutarli)
7. formazione dei volontari
8. timing generale dell’iniziativa. Considera non meno di 8 settimane fino anche a 40 settimane per l’organizzazione e la promozione dell’iniziativa.
9. il piano promozionale (tarato sui target e gli obiettivi). Ad esempio:
   1. piano above the line (radio, stampa, tv), below the line (direct, on line, ecc.)
   2. attività di ufficio stampa, eventuale conferenza
      1. ricerca spazi gratuiti, redazionali, ospitate, ecc.
10. il budget generale (csotie  ricavi compelssivi)
11. i potenziali sponsor (aumentano il ROI coprendo i costi!)
12. i potenziali partner
    1. altre associazioni (onlus, di categoria, gli alpini, l’avis, i rotary, ecc.) presenti e strutturate sul territorio(collaborare e “condividere” può essere molto vantaggioso).
13. i patrocini da ottenere
14. i possibili testimonial
15. gli strumenti di raccolta fondi da utilizzare
    1. ccp, sms, urne, numero verde, ecc.
16. le ricevute di donazione da consegnare
    1. Devi raccogliere il maggior numero possibile di nominativi, prevedi quindi dei meccanismi per farlo al meglio, come le ricevute su carta copiativa.
17. la rassegna stampa post evento
18. le attività dei concorrenti nel periodo prescelto
19. le altre manifestazioni nel periodo prescelto (Natale, eventi sportivi, ecc. In generale non organizzore mai una serata se c’è una partita di champions league o se è troppo vicina alle festività) 
20. Sii innovativo e fantasioso!

Un trucco per un evento di piazza? Metti i palloncini, attraggono i bambini e quindi le mamme o le nonne, i tuoi donatori insomma. Per gli eventi di “una sera” è molto utile avere uno o più testimonial (un battitore d’asta “famoso” ad esempio, cercali tra le agenzie di spettacolo).

Let’s fundraising for good!

PS: i prossimi post sugli eventi di fundraising saranno su “idee creative dal mondo” e sul “benchmarking degli eventi di piazza italiani”.